Personalzeitwirtschaft

Arbeitszeiten effizient erfassen & Ressourcen planen
Unsere Leistungen für die Migration von SAP ECC zu SAP S/4HANA

Arbeitszeiten erfassen und transparent abbilden

Es ist auf jeden Fall sinnvoll, die Erfassung der kompletten Arbeitszeiten aller Angestellten lückenlos festzuhalten, um die Transparenz sowohl für Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer zu gewährleisten.

Die SAP Personalzeitwirtschaft unterstützt Sie und Ihr Unternehmen bei der Erfassung und Bewertung aller Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Dadurch erhalten Sie jederzeit Zugriff auf die exakten An- bzw. Abwesenheitszeiten Ihrer Angestellten und können diese übersichtlich und nachvollziehbar protokollieren und bei Bedarf analysieren.

Durch die Integration mit vielen weiteren Komponenten, wie der SAP Personalabrechnung oder dem SAP Self-Service, findet sich die Funktion perfekt in die SAP-Systemlandschaft ein und entlastet, zum einen durch die Automation als auch durch die Förderung der Eigeninitiative der einzelnen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, ihre Zeitbeauftragten enorm.

„Das Modul der Personalzeitwirtschaft beschäftigt sich mit der Planung, Erfassung und Bewertung der An- und Abwesenheiten von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Hierbei werden Soll-Zeiten, Ist-Zeiten und Urlaubstage im System hinterlegt sowie die jeweiligen Abwesenheiten der einzelnen Personen erfasst. Somit erhalten Sie einen gesamten Überblick über vergangene und zukünftige Abwesenheiten sowie über die tatsächlichen Anwesenheiten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.“

Lisa Ackermann, SAP Consultant, abilis GmbH

Funktionsumfang der Personalzeitwirtschaft in SAP

Individuelle Zeiterfassungsmöglichkeiten, logische Auswertungen und optimale Ressourcenplanungen

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Positive oder negative Zeiterfassung möglich

Bei der positiven Zeiterfassung werden alle An- und Abwesenheiten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im System erfasst. Im Gegensatz dazu werden bei der negativen Zeiterfassung nur die Abweichungen vom vorhergesehenen Arbeitsplan erfasst. Wir unterstützen Sie gerne bei der Wahl der für Sie passenden Option.

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Effiziente Zeitauswertung

Mit der SAP Personalzeitwirtschaft ist eine effiziente Auswertung der erfassten Arbeitszeiten möglich. Mit verschiedenen Auswertungsberichten werden Ihren Anwendern Informationen bereitgestellt, wie z. B. eine Urlaubsübersicht. Zusätzlich kann über automatische Grenzwertüberprüfungen die Einhaltung der festgelegten Arbeitszeitregelungen geprüft werden, um die Zeitbeauftragten bei einer Abweichung zu informieren. Auch Spezialfälle in Ihren individuellen Arbeitszeitregelungen können wir gemeinsam abbilden.

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Beantragung von Abwesenheiten

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können direkt aus dem System heraus Abwesenheitsanträge an ihre Vorgesetzten senden. Diese erhalten wiederum eine Benachrichtigung, um die Anträge zu verarbeiten und entsprechend zu akzeptieren oder abzulehnen. Für eine übersichtlichere Alternative ist dieser Genehmigungsprozess auch über den SAP Self-Service möglich.

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Flexible Erfassung der Zeiten

Es gibt viele Möglichkeiten, wie die Arbeitszeiten erfasst werden können. Die SAP Personalzeitwirtschaft unterstützt unter anderem folgende Optionen: Integrierte Terminalsysteme, ein Arbeitszeitblatt, wie bspw. SAP CATS (Cross Application Time Sheet), SAP Employee-Self-Service und viele weitere Möglichkeiten.

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Planung der Personalbedarfssituation

Mit der zugehörigen Personaleinsatzplanung haben Sie die Möglichkeit, anfallenden Aufgaben oder Bereichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zuzuordnen und somit Ihre Personalbedarfe zu decken. Mit dieser Planung erhalten Sie eine Übersicht über die Arbeitszeiten, Einsätze sowie Fehlzeiten und können somit auf kurzfristig entstehende Bedarfe, z. B. durch Krankheit bedingtes Ausfallen, reagieren.

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Übermittlung von Daten für die Personalabrechnung

Die Informationen aus der SAP Personalzeitwirtschaft fließen automatisch in die SAP Personalabrechnung mit ein. So werden z. B. ermittelte Zeitzuschläge automatisch bei der Gehaltsabrechnung einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters berücksichtigt und entsprechend der gesetzlichen und vertraglichen Vereinbarungen im Hinblick auf Höhe und Steuer vergütet.

Davon profitieren Sie

Vorteile für Ihr Unternehmen mit einer klar strukturierten Personalzeitwirtschaft

Durch den Einsatz der SAP Personalzeitwirtschaft können Sie Ihren Arbeitsaufwand minimieren und das gesamte System auf Ihre Gegebenheiten und Compliances anpassen. Planen Sie flexibel Ihre Mitarbeiterressourcen und führen Sie Self-Services für eine gesteigerte Mitarbeitermotivation ein.

Verlässliche Dokumentation der Arbeitszeiten

Mit der SAP Personalzeitwirtschaft erhalten Sie ein verlässliches System, um die Arbeitszeiten präzise zu erfassen und zu verarbeiten.

Flexible Anpassungen

Egal für welche Art der Zeiterfassung Sie sich entscheiden, die SAP Personalzeitwirtschaft ist an Ihre Bedingungen anpassbar.

Minimierung des Verwaltungs- & Kontrollaufwands

Festgelegte Arbeitszeitregelungen können automatisch auf Einhaltung geprüft und die Zeitbeauftragten benachrichtigt werden, sobald ein Grenzwert überschritten ist.

Zusätzliche Erweiterungen

Es gibt viele optionale Möglichkeiten, wie z. B. die SAP Self-Services, wodurch Sie ihre Lösung sukzessive erweitern können.

Flexible Kapazitätsplanung

Durch verschiedene Funktionen können Personalkapazitäten einfach verplant und Bedarfe flexibel gedeckt werden.

Schnelle Genehmigungsprozesse

Durch eigenverantwortliches Beantragen von Urlaubstagen und einem schnellen Genehmigungsprozess, wird der Arbeitsaufwand stark minimiert.

SAP Personalzeitwirtschaft weiter individualisieren?

Mit den nachfolgenden Zusatzentwicklungen ist das möglich:

Personaleinsatzplanung, BDE/PZE Terminals, Kapazitätsplanung, Time Tracking & Projektzeiterfassung

Personaleinsatzplanung

Mit der Personaleinsatzplanung in SAP gelingt es Ihnen, die Personalressourcen Ihres Unternehmens optimal auf alle anstehenden Aktivitäten zu verteilen. Mit einer übersichtlichen Darstellung erhalten Sie sowohl die Arbeitszeiten aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter als auch alle anfallenden Bedarfe beispielsweise in Schichten. Dadurch ist es möglich, die Personalkapazitäten bestmöglich auszulasten und Engpässe schnell zu erkennen.

Personaleinsatzplanung in der SAP Personalzeitwirtschaft
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Automatische Bedarfszuordnung

Die Personaleinsatzplanung bietet die Möglichkeit, eine automatische Bedarfszuordnung durchzuführen, um alle verfügbaren Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter optimal den Bedarfen zuzuordnen. Nach welchen Kriterien diese Zuordnung erfolgen soll, kann individuell an Ihre Bedürfnisse angepasst werden. Eine manuelle Zuordnung ist ebenfalls möglich.

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Anzeige eines Bedarfsabgleichs

Mit dem Bedarfsabgleich ist schnell ersichtlich, welche Personalbedarfe bereits gedeckt sind, bzw. wo noch ein Bedarf entsteht. Genauso ist erkennbar, welche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter noch für die Planung zur Verfügung stehen oder bereits eingeplant wurden. Durch die Anzeige in Kalenderform wird eine gute Übersicht über die Bedarfe der einzelnen Tage gewährleistet.

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Detaillierte Definition der Bedarfe

Die anfallenden Bedarfe können detailliert im System angelegt werden. So kann z. B. festgelegt werden, wie viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit bestimmten Qualifikationen an welchen Wochentagen zu welchen Zeiten benötigt werden.

BDE/PZE Terminals

In Unternehmen wird in der Regel die Personenzeit und die Rückmeldungen der Produktion über unterschiedliche Anwendungen realisiert. Dadurch können Differenzen zwischen der erfassten Zeit im HCM-System und der Rückmeldung auf Betriebsdaten entstehen und die gleichen Daten müssen über verschiedene Tools doppelt erfasst werden. Das SAP AddOn BDE/PZE by abilis verknüpft die HCM-Zeiterfassung direkt mit der Rückmeldung aus der Produktion und sorgt dafür, dass Inkonsistenzen vermieden werden.

BDE in der SAP Personalzeitwirtschaft
PZE in der SAP Personalzeitwirtschaft
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Zeiterfassung über Terminals

Der Mitarbeiter/ Die Mitarbeiterin authentifiziert sich mit der Stempelkarte oder Chip am Touchscreen-Terminal. Hier kann die stempelnde Person entscheiden, ob eine Kommen- oder eine Gehen-Buchung erfolgen soll. Die BDE/PZE App ist generell unabhängig von der Hardware zu betrachten.

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Kommen-Buchung als Start für einen BDE-Vorgang

Sobald eine Kommen-Buchung erfolgt ist, hat die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter die Möglichkeit auszuwählen, ob mit der Buchung gleichzeitig ein BDE-Vorgang (beispielsweise ein Fertigungsauftrag) gestartet werden soll. Hierbei werden ihm die zuletzt bearbeiteten Aufträge als Vorschlag angezeigt. Ein zuvor pausierter Auftrag kann an dieser Stelle fortgesetzt werden. Auch die Buchung und der Split bei gleichzeitigen Fertigungsaufträgen ist möglich.

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Monitorreport für Nachbuchungen aus dem Self-Service

Sollte eine Stempelung mal vergessen worden sein, wird diese entweder über einen Self-Service oder direkt von der Personalabteilung im HCM-System erfasst. Allerdings ist dadurch die BDE-Buchung unbeeinflusst und fehlerhaft. Hierfür steht ein Backend-Monitor zur Verfügung, der die nachgetragene Zeitbuchung aus dem HCM-System als Vorschlag für das Ende der BDE-Buchung anzeigt. Dieser Vorschlag kann übernommen werden und dadurch auch die BDE-Buchung korrigieren.

Kapazitätsplanung

Die SAP Kapazitätsplanung dient dazu, die Nutzung der vorhandenen Ressourcen zu planen und zu optimieren. Dies betrifft Ressourcen, wie zum Beispiel Maschinen oder Arbeitsplätze, aber auch Personalressourcen in Form von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Somit können die Einsatzzeiten und Tätigkeiten für eine optimale Auslastung, z. B. in der Produktion, gewährleistet werden.

SAP Personalzeitwirtschaft Kapazitärsplanung Icon
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Planung in allen Phasen

Mit der SAP Kapazitätsplanung können alle Phasen einer Planung abgebildet werden. Somit kann sowohl eine kurzfristige Feinplanung, eine mittelfristige Planung oder auch eine langfristige Grobplanung systemgestützt durchgeführt werden.
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Kapazitätsauswertung

Bei der Kapazitätsauswertung werden alle Ressourcen wie Maschinen oder Arbeitskräfte und die anfallenden Kapazitätsbedarfe aufgrund von Aufträgen ermittelt. Durch die Gegenüberstellung der Bereiche Fertigung und Personal können Auswertungen vorgenommen werden, um z. B. die Auslastung eines Arbeitsplatzes in Prozent oder die noch verfügbare Kapazität zu ermitteln.

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Kapazitätsabgleich

Mit dem Kapazitätsabgleich wird die optimale Belegung von Kapazitäten ermittelt und dazu geeignete Ressourcen ausgewählt. Zur Durchführung dieses Abgleichs ist sowohl eine grafische als auch eine tabellarische Anzeige verfügbar, um eine bestmögliche Übersicht zu gewährleisten.

Time Tracking

SAP Time Tracking ist eine Möglichkeit, um innovativ die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu erfassen, zu überwachen und je nach Bedarf auch freizugeben. Als Teil von SAP SuccessFactors ist die Lösung cloudbasiert und damit mit der SAP-Fiori-Oberfläche ausgestattet, welche intuitiv für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu bedienen ist. Alternativ ist auch eine Nutzung der Zeitwirtschaft on premises möglich.

Time Tracking in SAP SuccessFactors
Time Tracking im Detail in SAP SuccessFactors
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Mobil und transparent

Durch die Anbindung an die Cloud werden die Daten in Echtzeit verarbeitet und bieten somit standortunabhängig einen Einblick in die Zeiterfassung. Hierzu steht auch die SuccessFactors Mobile App zur Verfügung.

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Verschiedene Auswertungs- und Analysemöglichkeiten

Mit dem SAP Time Tracking gibt es viele verschiedene Auswertungsmöglichkeiten. So können zum Beispiel Time Sheets ausgewertet oder Verstöße gegen die Pausenzeiten analysiert werden.
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Verschiedene Möglichkeiten der Zeiterfassung

Zur Erfassung der Zeiten kann die Anbindung an ein Terminalsystem verwendet werden. Alternativ gibt es auch die Möglichkeit, die integrierte Funktion zu nutzen, um die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einfach über das SAP-System ein- und ausstempeln zu lassen.

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Abbilden der kundenindividuellen Regelungen

Die Zeitwirtschaft kann äußerst flexibel Ihre betrieblichen oder tariflichen Regelungen in Bezug auf Mehrarbeit, Gleitzeit, Zuschlagslohnarten etc. abbilden. Eine enge Schnittstelle zum ESS/MSS und zur Entgeltabrechnung gewährleistet die Integration in die angrenzenden Bereiche.

Arbeitszeitblatt & Projektzeiterfassung

Das SAP Cross Application Time Sheet (CATS) stellt die Grundlage für die Erfassung der Arbeitszeiten und Tätigkeiten Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dar. Arbeitszeiten können direkt auf Kontierungselemente gebucht und in die Zielkomponente übergeleitet werden. Sie füllen mit dieser Funktion sogenannte Arbeitszeitblätter aus und geben darin verschiedene Daten, wie zum Beispiel Beginn- und Endzeit der Aufgabe oder die geleisteten Tätigkeiten ein. Diese Angaben fließen direkt in das SAP-System und versorgen Zielkomponenten wie die Personalzeitwirtschaft zur Erfassung der Arbeitszeiten und Kontierung auf Kostenstellen oder z. B. das Projektsystem zur Rückmeldung auf einen Netzplan.

Projektzeiterfassung im SAP Personalmanagement
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Dezentrale Erfassung von An- und Abwesenheiten

Über das Arbeitszeitblatt können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre eigenen Daten in das System einpflegen, wodurch die Personalabteilung deutlich entlastet wird.

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Projektfortschrittskontrolle

Durch die Rückmeldungen der geleisteten Tätigkeiten auf Projekte kann der Projektfortschritt im System genauestens verfolgt und kontrolliert werden. Somit können Verzuge innerhalb eines Projekts rechtzeitig erkannt werden.
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Genehmigungsverfahren

Teilweise sind die Informationen auf den Arbeitszeitblättern sehr sensibel, da sie z. B. auch relevante Daten für die Bezahlung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter enthalten können. Daher gibt es die Möglichkeit, die einzelnen erfassten Arbeitszeiten zuerst durch die Vorgesetzten genehmigen zu lassen, bevor sie in das System eingespielt werden.

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Oberflächenunabhängigkeit

Das Arbeitszeitblatt kann in diversen Oberflächen abhängig Ihrer Anforderungen abgebildet werden. Beispielsweise steht hier SAP Fiori oder die Nutzung der BDE/PZE App by abilis zur Verfügung.

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